la théorie des 3 âges.

Il y a bientôt deux ans, en août 2010, deux archivistes (archives online) bloguaient un article un peu iconoclaste sur la théorie des 3 âges remise en cause par l’archivage électronique, en se basant sur une conférence de Marcel Cayla, “La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ?” (Conférence prononcée le Jeudi 2 décembre 2004, Conférences de l’Ecole des Chartes).

Préservation du patrimoine archivistique : Des chercheurs envisagent la création d’une école itinérante

Des chercheurs de l’université d’Oran envisagent la création d’une école itinérante en vue de sensibiliser le grand public à l’importance de la sauvegarde du patrimoine archivistique, a-t-on appris auprès des concepteurs de ce projet, en marge de la 5e édition du colloque international de traductologie. Il s’agit, a-t-on précisé, d’un projet à long terme qui a pour objectif d’encourager toute personne en possession de documents à caractère historique à les livrer en vue de leur numérisation et mise en ligne à la disposition des universitaires, historiens et chercheurs.

Publication de la partie réglementaire du code du patrimoine : les archives et les bibliothèques concernées

Au Journal officiel édition Lois et décrets du 26 mai, vient d’être publié le texte intégral de la partie réglementaire du Code du patrimoine [1] :
Annexe au décret n° 2011-573 du 24 mai 2011 relatif à la partie réglementaire du code du patrimoine (Décrets en Conseil d’Etat et en conseil des ministres) et au décret n° 2011-574 du 24 mai 2011 relatif à la partie réglementaire du code du patrimoine (livres Ier à VI)

L’archiviste est un médiateur actif

“L’archiviste est un médiateur actif”, cette phrase de Terry Cook prononcée lors de son intervention sur le concept de provenance à la CITRA 2010 m’a beaucoup frappée car elle semble résumer les nouvelles problématiques de notre métier à l’ère du numérique. Je voudrais donc rebondir sur cette phrase et réfléchir à ce qu’elle implique. Terry Cook l’a utilisée pour opposer le nouvel archiviste à celui qui était auparavant un être passif, tourné vers le passé.

Back to basics: et si on relisait Pérotin?

C’est en réfléchissant à la gestion des archives courantes et intermédiaires, avec comme toile de fond la polémique sur la traduction de records management, que nous avons décidé ce matin, 50 ans plus tard, de relire le célèbre article d’Yves Pérotin publié en octobre 1961: L’Administration et les “trois âges” des archives.  Ce texte n’est pas ignoré des archivistes aujourd’hui, bien au contraire, il a servi de base à la formalisation des pratiques d’archivage en France (et ailleurs). On y fait encore référence aujourd’hui que ce soit pour qualifier le cycle de vie des archives ou bien pour critiquer les trois âges. Archives Online a fait un billet l’année dernière où l’on s’interrogeait justement sur la pertinence de la théorie des trois âges dans l’archivage électronique.  On a beaucoup entendu parler de l’article de Pérotin! Nous aimerions pourtant revenir sur ce texte fondamental: est-on vraiment sûr de l’avoir bien lu et bien compris?

Back to basics 2 : Versement versus transfert

Après un retour aux sources avec l’article de Pérotin, une autre question a attisé ma curiosité ces dernières semaines. Elle m’a permis de revenir à l’un des fondements de ce qui fait notre métier : l’opération de versement. Dans l’univers de l’archivage électronique, les solutions développées parlent le plus souvent de « transfert ». Ce terme est entendu comme « versement » et correspondrait d’après les présentations commerciales à l’entité OAIS « entrées ». Pourtant, en analysant de plus près, force est de constater qu’un versement au sens archivistique N’EST PAS un transfert. Qu’est-ce qu’un versement ? En reprenant le glossaire de l’Abrégé d’archivistique [1], un versement est défini comme une « opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives

Archivage légal

 

Archiver les documents sur des supports informatiques pose évidemment plusieurs questions :

• comment faire ?
• que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ?
• les documents produits alors auront-ils la moindre valeur de preuve ?

La  réflexion est bien sûr différente selon qu’il s’agit de numériser  des  documents existant préalablement sous forme papier, ou s’il s’agit  de  basculer dans un monde où les messages sont numériques dès leur  création  (échanges de mails ou de factures électroniques, par exemple).

Ariane:le logiciel d’archivage

Présentation:

Edité par Amig (société française expert dans le domaine archivistique), Ariane est un progiciel de gestion des archives, pour tout type d’entreprise : publique ou privée, il a pour objectif  l’amélioration de la gestion d’un service d’archives, de la circulation des dossiers et leur communication ainsi que l’optimisation des espaces de stockage et de rangement.

Destruction d’archives publiques de la commune de Viviers

Les archi­ves muni­ci­pa­les de la com­mune de Viviers (Ardèche, 4000 habi­tants) ont été en par­tie détrui­tes au début de l’été 2009, à l’ini­tia­tive du direc­teur géné­ral des ser­vi­ces de la mai­rie, au mépris des pro­cé­du­res de tri régle­men­tai­res. La loi fran­çaise, en effet, impose la consul­ta­tion préa­la­ble de l’admi­nis­tra­tion des archi­ves pour pro­té­ger ce qui doit être conservé en tant que patri­moine,

Que sont les archives ?

 

L’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité. Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité pour gar­der trace des actions d’une per­sonne, ou d’une orga­ni­sa­tion publi­que ou pri­vée.

Des sup­ports variés : papiers, pho­to­gra­phies, don­nées électroniques…Les archi­ves peu­vent être sur des sup­ports variés : papier, mais aussi film sur sup­port pho­to­gra­phi­que, ou encore don­nées électroniques sto­ckées sur une unité de sto­ckage infor­ma­ti­que (cédé­rom, dis­que dur, etc.).

Le livre II du code du patri­moine les défi­nit en effet de la manière sui­vante : « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité ».

Des docu­ments de toute époque Le mot « archi­ves » signi­fie autant contem­po­rain qu’ancien : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Pourquoi conser­ver les docu­ments ?

La conser­va­tion des archi­ves répond à un tri­ple inté­rêt : Organiser la ges­tion des docu­ments Elle per­met d’orga­ni­ser la ges­tion cou­rante d’un ser­vice (en admi­nis­tra­tion comme en entre­prise), et de dis­po­ser en per­ma­nence des infor­ma­tions uti­les.

Justifier les droits des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les Elle per­met de jus­ti­fier les droits et obli­ga­tions des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les, publi­ques ou pri­vées, et en cas de contes­ta­tion, de pos­sé­der des preu­ves.

Sauvegarder la mémoire Elle per­met, en cons­ti­tuant les maté­riaux de l’his­toire, de sau­ve­gar­der la mémoire.

Les trois « âges » des archi­ves (décret n° 79-1037 du 3 décem­bre 1979) :

Archives cou­ran­tes : dos­siers vivants, conser­vés dans le bureau.

Archives inter­mé­diai­res : dos­siers clos, mais conser­vés à proxi­mité, dans un local de préar­chi­vage, pour des rai­sons d’acti­vité du ser­vice ou de pres­crip­tion légale.

Archives défi­ni­ti­ves : dos­siers pré­sen­tant un inté­rêt his­to­ri­que (tant pour la docu­men­ta­tion de la recher­che que pour la jus­ti­fi­ca­tion des droits des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les, publi­ques ou pri­vées), et qui doi­vent donc être conser­vés défi­ni­ti­ve­ment.

Le records management

Le records mana­ge­ment : un outil de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion.

Le records mana­ge­ment, concept né aux Etats-Unis, est une fonc­tion d’orga­ni­sa­tion et de ges­tion de l’ensem­ble des docu­ments essen­tiels à la conduite de l’acti­vité d’une orga­ni­sa­tion, publi­que ou pri­vée. Sa fina­lité est de per­met­tre à l’orga­ni­sa­tion de dis­po­ser à tout moment des docu­ments. Le champ du records mana­ge­ment recou­vre les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

Le records mana­ge­ment gère les records, c’est-à-dire, selon les cultu­res d’entre­prise et d’admi­nis­tra­tion : les dos­siers vivants, les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, les docu­ments inter­nes de réfé­rence. Il prend en compte les exi­gen­ces léga­les de conser­va­tion, la res­pon­sa­bi­lité et la tra­ça­bi­lité, les besoins d’infor­ma­tion, l’effi­ca­cité des sys­tè­mes et des pro­cé­du­res, le « rap­port qua­lité/prix » de l’infor­ma­tion archi­vée.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe com­mun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Schéma du cycle de vie du document au sens records management

Le records mana­ge­ment a fait l’objet en 2001 d’une norme inter­na­tio­nale ISO 15489, reprise en 2002 par l’asso­cia­tion fran­çaise de nor­ma­li­sa­tion (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Mieux gérer l’infor­ma­tion en entre­prise : Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes. Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes a situé ini­tia­le­ment son tra­vail par rap­port au deuxième volet (le rap­port tech­ni­que) de la Norme ISO N°15489-2 rela­tive au “Records Management”

Les archives électroniques

Le champ de l’archi­vage électronique com­mence au moment de la vali­da­tion du docu­ment.

Les spé­ci­fi­ca­tions néces­sai­res à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique, sont décri­tes dans le rap­port MoReq tra­duit en fran­çais en 2004, et issu des tra­vaux de la Commission euro­péenne. Ce rap­port défi­nit le modèle d’exi­gen­ces pour l’archi­vage électronique. Il est com­pa­ti­ble avec les exi­gen­ces de la norme ISO 15489..

MoReq a l’avan­tage d’inclure la notion de valeur pro­bante des docu­ments, déve­lop­pée dans la norme ISO 15489, tout en recen­trant le débat sur le plan de clas­se­ment, les contrô­les et la sécu­rité, les délais de conser­va­tion et la notion de sort final des docu­ments, la cap­ture des docu­ments, l’iden­ti­fi­ca­tion, la recher­che, le repé­rage et la res­ti­tu­tion.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe com­mun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.