Après un retour aux sources avec l’article de Pérotin, une autre question a attisé ma curiosité ces dernières semaines. Elle m’a permis de revenir à l’un des fondements de ce qui fait notre métier : l’opération de versement. Dans l’univers de l’archivage électronique, les solutions développées parlent le plus souvent de « transfert ». Ce terme est entendu comme « versement » et correspondrait d’après les présentations commerciales à l’entité OAIS « entrées ». Pourtant, en analysant de plus près, force est de constater qu’un versement au sens archivistique N’EST PAS un transfert. Qu’est-ce qu’un versement ? En reprenant le glossaire de l’Abrégé d’archivistique [1], un versement est défini comme une « opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de préarchivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de préarchivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi par extension, les documents ainsi transférés ». Quant à transférer, il s’agit de “faire passer d’un lieu à un autre” [2]. Il y a donc deux composantes dans un versement, l’opération matérielle ET l’opération intellectuelle, alors que le transfert se limiterait à une opération matérielle . Dans un transfert, il peut y avoir plusieurs versements! [3] Il y a aujourd’hui une confusion dans les systèmes d’archivage électronique entre le versement au sens archivistique et le transfert. Les journaux de transfert, les métadonnées de transfert ne couvrent en effet qu’une partie des données relatives aux versements, c’est-à-dire l’opération matérielle. Ils ne remplacent en rien le bordereau de versement, l’instrument de recherches ou toutes les informations intellectuelles (et non techniques) qui doivent accompagner un versement d’archives. Pour résumer, dans l’univers papier, nous n’archiverions pas le camion qui vient « livrer » au service d’archives un ou plusieurs versements d’archives provenant de un ou plusieurs services producteurs différents. L’univers électronique nous oblige à documenter ce « camion » (transfert), ne serait-ce que pour assurer la pérennisation des données. Mais, même si nous sommes obligés d’archiver le « camion », nous avons toujours besoin d’instruments de recherches, de bordereaux de versements… Après tout, nous archivons pour communiquer l’information et non uniquement pour la pérenniser! Il est donc de notre devoir d’être vigilants et de s’assurer que derrière le module « transfert » existent d’autres opérations visant à préparer un versement au sens archivistique. ML [1] Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, Paris, 2007, p. 303. [2] Larousse, Dictionnaire pratique, 2003, p. 1488
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Qu’est-ce qu’un versement ?
En reprenant le glossaire de l’Abrégé d’archivistique [1], un versement est défini comme une « opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de préarchivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de préarchivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi par extension, les documents ainsi transférés ».
Quant à transférer, il s’agit de “faire passer d’un lieu à un autre” [2].
Il y a donc deux composantes dans un versement, l’opération matérielle ET l’opération intellectuelle, alors que le transfert se limiterait à une opération matérielle .
Dans un transfert, il peut y avoir plusieurs versements! [3]
Il y a aujourd’hui une confusion dans les systèmes d’archivage électronique entre le versement au sens archivistique et le transfert. Les journaux de transfert, les métadonnées de transfert ne couvrent en effet qu’une partie des données relatives aux versements, c’est-à-dire l’opération matérielle. Ils ne remplacent en rien le bordereau de versement, l’instrument de recherches ou toutes les informations intellectuelles (et non techniques) qui doivent accompagner un versement d’archives.v
Pour résumer, dans l’univers papier, nous n’archiverions pas le camion qui vient « livrer » au service d’archives un ou plusieurs versements d’archives provenant de un ou plusieurs services producteurs différents. L’univers électronique nous oblige à documenter ce « camion » (transfert), ne serait-ce que pour assurer la pérennisation des données. Mais, même si nous sommes obligés d’archiver le « camion », nous avons toujours besoin d’instruments de recherches, de bordereaux de versements…
Après tout, nous archivons pour communiquer l’information et non uniquement pour la pérenniser!
Il est donc de notre devoir d’être vigilants et de s’assurer que derrière le module « transfert » existent d’autres opérations visant à préparer un versement au sens archivistique.
ML
[1] Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, Paris, 2007, p. 303.
[2] Larousse, Dictionnaire pratique, 2003, p. 1488
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