Que sont les archives ?

 

L’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité. Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments pro­duits dans l’exer­cice d’une acti­vité pour gar­der trace des actions d’une per­sonne, ou d’une orga­ni­sa­tion publi­que ou pri­vée.

Des sup­ports variés : papiers, pho­to­gra­phies, don­nées électroniques…Les archi­ves peu­vent être sur des sup­ports variés : papier, mais aussi film sur sup­port pho­to­gra­phi­que, ou encore don­nées électroniques sto­ckées sur une unité de sto­ckage infor­ma­ti­que (cédé­rom, dis­que dur, etc.).

Le livre II du code du patri­moine les défi­nit en effet de la manière sui­vante : « Les archi­ves sont l’ensem­ble des docu­ments, quels que soient leur date, leur forme et leur sup­port maté­riel, pro­duits ou reçus par toute per­sonne phy­si­que ou morale, et par tout ser­vice ou orga­nisme public ou privé dans l’exer­cice de leur acti­vité ».

Des docu­ments de toute époque Le mot « archi­ves » signi­fie autant contem­po­rain qu’ancien : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Pourquoi conser­ver les docu­ments ?

La conser­va­tion des archi­ves répond à un tri­ple inté­rêt : Organiser la ges­tion des docu­ments Elle per­met d’orga­ni­ser la ges­tion cou­rante d’un ser­vice (en admi­nis­tra­tion comme en entre­prise), et de dis­po­ser en per­ma­nence des infor­ma­tions uti­les.

Justifier les droits des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les Elle per­met de jus­ti­fier les droits et obli­ga­tions des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les, publi­ques ou pri­vées, et en cas de contes­ta­tion, de pos­sé­der des preu­ves.

Sauvegarder la mémoire Elle per­met, en cons­ti­tuant les maté­riaux de l’his­toire, de sau­ve­gar­der la mémoire.

Les trois « âges » des archi­ves (décret n° 79-1037 du 3 décem­bre 1979) :

Archives cou­ran­tes : dos­siers vivants, conser­vés dans le bureau.

Archives inter­mé­diai­res : dos­siers clos, mais conser­vés à proxi­mité, dans un local de préar­chi­vage, pour des rai­sons d’acti­vité du ser­vice ou de pres­crip­tion légale.

Archives défi­ni­ti­ves : dos­siers pré­sen­tant un inté­rêt his­to­ri­que (tant pour la docu­men­ta­tion de la recher­che que pour la jus­ti­fi­ca­tion des droits des per­son­nes phy­si­ques ou mora­les, publi­ques ou pri­vées), et qui doi­vent donc être conser­vés défi­ni­ti­ve­ment.

Le records management

Le records mana­ge­ment : un outil de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion.

Le records mana­ge­ment, concept né aux Etats-Unis, est une fonc­tion d’orga­ni­sa­tion et de ges­tion de l’ensem­ble des docu­ments essen­tiels à la conduite de l’acti­vité d’une orga­ni­sa­tion, publi­que ou pri­vée. Sa fina­lité est de per­met­tre à l’orga­ni­sa­tion de dis­po­ser à tout moment des docu­ments. Le champ du records mana­ge­ment recou­vre les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res.

Le records mana­ge­ment gère les records, c’est-à-dire, selon les cultu­res d’entre­prise et d’admi­nis­tra­tion : les dos­siers vivants, les archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res, les docu­ments inter­nes de réfé­rence. Il prend en compte les exi­gen­ces léga­les de conser­va­tion, la res­pon­sa­bi­lité et la tra­ça­bi­lité, les besoins d’infor­ma­tion, l’effi­ca­cité des sys­tè­mes et des pro­cé­du­res, le « rap­port qua­lité/prix » de l’infor­ma­tion archi­vée.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe com­mun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.

Schéma du cycle de vie du document au sens records management

Le records mana­ge­ment a fait l’objet en 2001 d’une norme inter­na­tio­nale ISO 15489, reprise en 2002 par l’asso­cia­tion fran­çaise de nor­ma­li­sa­tion (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.

Mieux gérer l’infor­ma­tion en entre­prise : Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes. Le guide des pro­cé­du­res exis­tan­tes a situé ini­tia­le­ment son tra­vail par rap­port au deuxième volet (le rap­port tech­ni­que) de la Norme ISO N°15489-2 rela­tive au “Records Management”

Les archives électroniques

Le champ de l’archi­vage électronique com­mence au moment de la vali­da­tion du docu­ment.

Les spé­ci­fi­ca­tions néces­sai­res à la mise en place d’un sys­tème d’archi­vage électronique, sont décri­tes dans le rap­port MoReq tra­duit en fran­çais en 2004, et issu des tra­vaux de la Commission euro­péenne. Ce rap­port défi­nit le modèle d’exi­gen­ces pour l’archi­vage électronique. Il est com­pa­ti­ble avec les exi­gen­ces de la norme ISO 15489..

MoReq a l’avan­tage d’inclure la notion de valeur pro­bante des docu­ments, déve­lop­pée dans la norme ISO 15489, tout en recen­trant le débat sur le plan de clas­se­ment, les contrô­les et la sécu­rité, les délais de conser­va­tion et la notion de sort final des docu­ments, la cap­ture des docu­ments, l’iden­ti­fi­ca­tion, la recher­che, le repé­rage et la res­ti­tu­tion.

Le records mana­ge­ment et l’archi­vage électronique posent le prin­cipe com­mun de l’enre­gis­tre­ment et de la prise en compte du docu­ment dans un sys­tème dédié dès sa vali­da­tion, c’est-à-dire en amont du pro­ces­sus docu­men­taire.